Pengurusan masa adalah bagaimana kita menentukan penggunaan masa kita untuk memaksimakan produktiviti kita dalam mencapai matlamat jangka panjang.
Kita semua ingin melakukan pelbagai perkara dalam masa 24 jam yang kita perolehi setiap hari. Namun begitu, sesetengah individu memperolehi lebih kegembiraan, produktiviti dan kejayaan dalam jumlah masa yang sama seperti yang lain.
Tetapi, bagaimana untuk menguruskan masa dengan lebih baik? Anda hanya perlu gunakan satu konsep yang bagus iaitu tahu tentang cara pengurusan masa.
Cara Pengurusan Masa
1. Ambil tahu tentang bagaimana anda menggunakan masa
Jika anda ingin optimumkan pengurusan masa sendiri, pertama sekali anda perlu mengenal pasti ke mana masa anda digunakan. Cuba dengan teliti catatkan masa anda untuk seminggu untuk menjejaki aktiviti harian anda. Catatan ini akan membantu anda :
- Tentukan berapa banyak yang dapat anda capai dalam sehari.
- Kenalpasti masa yang diperuntukkan
- Fokus pada aktiviti yang memberikan pulangan yang paling besar.
Semasa anda menjalankan audit kali ini, akan menjadi sangat jelas berapa banyak masa anda dihabiskan untuk pemikiran, perbualan, dan aktiviti yang tidak produktif.
Anda akan mendapat pengertian yang lebih tepat mengenai berapa lama jenis tugas tertentu yang anda perlukan (yang akan sangat berguna untuk dilaksanakan pada petua kemudian).
Latihan ini juga dapat membantu anda menentukan waktu ketika anda paling produktif – dengan cara itu, anda tahu kapan harus mengerjakan projek anda yang memerlukan tumpuan dan kreativiti paling banyak.
2. Mempunyai senarai ‘Apa Yang Harus Dilakukan’
Membuat perancangan adalah bahagian yang paling penting dalam pengurusan masa. Secara idealnya, anda merancang pekerjaan anda seminggu sebelum atau sekurang – kurangnya sehari sebelum.
Apabila anda mengetahui dengan tepat apa yang perlu dilakukan untuk sehari atau seminggu, anda akan kekal terurus dan fokus. Anda boleh pecahkan tugasan harian untuk melihat terlebih dahulu, berapa banyak masa yang diperlukan untuk menyiapkan sesuatu projek.
Malah dengan meluangkan masa untuk beberapa minit untuk merangka masa anda boleh mengubah bagaimana anda bekerja.
3. Utamakan sesuatu dengan bijak
Sesetengah pelukis menunggu inspirasi sebelum bermula. Sesetengah penulis hanya duduk sahaja, menunggu mood datang. Seorang ahli perniagaan tidak melakukan tugasan dengan serius jika mereka tidak berada dalam persekitaran kerja yang sempurna.
Anda tidak perlu merasakan sesuatu untuk melakukan sesuatu. Tolak ke tepi perasaan dan pemikiran anda apabila anda bekerja. Jangan biarkan ia menghalang atau mempengaruhi tindakan anda.
Berikan motivasi pada diri sendiri, mulakan tugasan meskipun ketika anda tidak terasa ingin melakukan dan percayalah bahawa idea, inspirasi dan mood akan hadir kemudiannya.
4. Jangan sasarkan kesempurnaan
Apabila semua perkara mesti perlukan kesempurnaan, bolehkah perkara lain menjadi baik untuk anda? Pastinya tidak kerana keadaan itu membuatkan anda menjadi tertekan, hilang motivasi dan sebagainya.
Untuk jadi seseorang yang luar biasa, akan perlu menghadapi kegagalan dan belajar daripada kesilapan. Lihat pada semua usaha sebagai satu eksperimen untuk anda hargai setiap langkah perjalanan anda tidak kira walau apa kesudahannya.
5. Elakkan daripada melakukan semua kerja dalam satu masa
Ini merupakan tips pengurusan masa kerja yang paling mudah, tetapi ia adalah yang paling sukar untuk diikuti. Fokus pada kerja di depan mata anda dan halang sebarang gangguan.
Ia pasti sukar untuk tidak melakukan semua kerja dalam satu masa tetapi anda sebenarnya menyeksa diri anda sendiri. Anda kehilangan masa dan produktiviti menurun apabila anda menukar daripada satu tugasan kepada tugasan yang lain.
Selain itu, jangan tertekan dengan senarai panjang ‘apa yang perlu dilakukan’. Tertekan dengan bebanan kerja tidak akan membuatkan ia semakin kurang semangat, jadi tarik nafas dan lepas. Cuba bertenang dan lakukannya satu per satu.
6. Bersenam dengan lebih kerap
Sukan boleh membantu anda menghadapi stres setiap hari. Kajian menunjukkan sesi senaman yang pendek dan bersungguh – sungguh atau serius boleh memberikan kebaikan kepada anda berbanding sesi yang panjang. Tetapkan masa khas untuk senaman ringkas sekurang – kurangnya setiap hari.
7. Tidur secukupnya
Saintis menemukan bahawa kurang tidur untuk melakukan kerja menyebabkan masalah yang lain. Individu yang penat menangguh lebih banyak kerja dan mudah terganggu.
Beri peluang pada otak anda untuk tidur sekurang – kurangnya 8 jam untuk berehat pada setiap malam.
Kepentingan Pengurusan Masa
Pengurusan masa adalah penting kerana apabila anda gagal menguruskannya dengan bijak anda mungkin :
- Menjadi stres
- Sering berasa cemas dan bimbang
- Membazir masa yang berfaedah
- Cepat marah dan berasa gusar
- Tidak produktif
- Gagal menyiapkan tugasan pada masa yang ditetapkan
Kelebihan menguruskan masa dengan baik
1. Tahap stres berkurangan
Meskipun pekerja yang paling berjaya juga berasa stres untuk menyiapkan tugasan dalam tempoh yang ditetapkan, jadi anda tidak keseorangan. Individu yang mengalami hidup yang sibuk dan kehidupan kerja dan peribadi yang tidak seimbang akan dengan mudah berasa terganggu.
Menguruskan masa anda dengan efektif boleh mengurangkan tahap stres anda. Apabila anda menguruskan masa, anda akan mengalami :
- Kurang tugasan yang perlu disiapkan segera
- Kurang bergegas
- Kualiti kerja yang lebih bermutu
2. Kerja bertangguh berkurangan
Menguruskan masa dengan lebih baik boleh mengurangkan keinginan untuk melambatkan dan menangguh kerja yang penting.
Anda dapat menguruskan dan merancang bagaimana untuk membahagikan masa anda di antara aktiviti tertentu. Pengurusan masa yang baik membolehkan anda sebagai pekerja untuk bekerja dengan lebih bijak berbanding bekerja dengan kuat.
3. Membentuk rasa tanggungjawab
Pengurusan masa yang baik akan menjadi tabiat yang bagus dari satu masa ke satu masa yang lain. Membentuk tabiat yang positif menggalakkan anda membentuk rasa tanggungjawab dalam setiap aspek di dalam hidup anda.
4. Membina kepercayaan dan kehormatan
Apabila produktiviti meningkat, anda akan menjadi lebih efektif, begitu juga reputasi anda sebagai seorang pekerja yang berdedikasi dalam melakukan tugasan tersebut.
Kebolehpercayaan adalah asas kepada kepercayaan dan kehormatan. Diakui mempunyai personaliti yang boleh dipercayai di tempat kerja akan membantu anda mendapatkan kehormatan daripada rakan sekerja dan pihak atasan.
Boleh dipercayai dan produktif adalah antara kualiti penting yang dicari oleh semua majikan di luar sana.
5. Keyakinan diri yang meningkat
Rasa yakin dan mental yang kuat datang daripada bagaimana anda merancang tugasan dan pekerjaan dalam tempoh masa tertentu.
Sebenarnya, pengurusan masa yang betul tidak perlu mengambil masa anda, tetapi memberikan anda masa tambahan dalam hari anda. Seseorang individu boleh mencapai potensi sebenar sebaik sahaja mereka menjadi lebih yakin.
Justeru itu, pengurusan masa sangat penting bagi memudahkan kerja serta tugasan anda serta mengelakkan diri daripada berasa tertekan akibat kerja yang bertambah banyak dan bertangguh.
SUMBER
https://toggl.com/track/time-management-tips
https://www.projectsmart.co.uk/10-tips-for-managing-time-effectively.php
https://www.lucidchart.com/blog/time-management-at-work
https://www.liveandlearnconsultancy.co.uk/benefits-of-time-management/