Apabila anda membuat carian di internet tentang contoh surat sokongan, terdapat pelbagai contoh dan pelbagai versi yang ditunjukkan.
Namun, apakah itu surat sokongan? Surat sokongan atau lebih dikenali sebagai surat cadangan merupakan surat yang mempunyai sokongan positif terhadap kemahiran dan sifat seseorang.
Ia ditulis oleh seseorang yang sudah biasa dengan pekerjaan, watak dan pencapaian pemohon tersebut. Surat sokongan selalunya diperlukan semasa meminta kerja, latihan praktikal, jawatan sukarelawan dan juga untuk ke universiti.
Surat sokongan menjelaskan mengapa pembaca harus memilih calon tersebut. Surat sokongan ini selalunya diminta oleh majikan baru anda, organisasi atau universiti.
Jenis Surat Sokongan
1. Rujukan profesional
Biasanya, surat sokongan profesional ditulis oleh majikan, penyelia, klien, rakan sekerja, profesor atau guru yang berpengalaman dengan pencapaian anda.
Ia biasanya merangkumi penerangan mengenai kedudukan dan tanggungjawab anda, sepanjang anda di syarikat.
Ia juga memberi penerangan tentang kemampuan, kelayakan dan sumbangan anda kepada organisasi.
2. Rujukan peribadi
Surat sokongan tentang perwatakan anda lebih bersifat peribadi yang boleh ditulis oleh rakan keluarga, mentor, atau jiran yang dapat membuktikan sifat-sifat yang akan menjadikan anda calon yang baik untuk kedudukan yang mereka cari.
Surat jenis ini menjelaskan bagaimana penulis mengenali anda dan membincangkan sifat peribadi anda seperti yang akan berlaku dalam suasana pekerjaan.
3. Rujukan akademik
Biasanya, rujukan akademik ditulis oleh profesor, guru ataupun penasihat. Rujukan jenis ini membincangkan latar belakang pencapaian dan pendidikan akademik calon.
Cara Menulis Surat Rujukan
Untuk mendapatkan idea tentang apa yang hendak ditulis dan bagaimana surat anda harus dibaca, berikut adalah beberapa panduan umum yang harus dipertimbangkan sebelum menulis surat anda.
- Salutation
Mulakan surat dengan sapaan “Tuan / Puan dan Nama Akhir.”
Sekiranya anda tidak mengetahui nama belakang majikan, tuliskan, “Pegawai Sumber Manusia yang dihormati.”
Sekiranya calon melamar program akademik, anda boleh menulis “Jawatankuasa Kemasukan yang dihormati.”
- Perenggan Pertama
Perenggan pertama surat rujukan menjelaskan hubungan anda dengan orang yang anda cadangkan, termasuk bagaimana anda mengenali mereka, berapa lama anda mengenalnya, dan mengapa anda layak menulis surat rujukan bagi pihak mereka.
Pastikan untuk memasukkan nama syarikat, pekerjaan, sekolah, atau peluang yang ingin dimohon oleh orang tersebut.
- Perenggan Kedua (dan Ketiga, dan Keempat)
Perenggan tengah surat sokongan mempunyai info berkaitan orang yang anda tulis, termasuklah kelayakan dan sumbangan mereka.
Anda juga boleh menggunakan lebih dari satu perenggan untuk tujuan ini agar kenyataan anda lebih terperinci. Anda boleh menyatakan dengan lebih spesifik dan berkongsi semua sebab calon ini seorang yang layak untuk jawatan berkenaan.
Jika anda boleh, sebutkan juga tentang keadaan di mana orang tersebut menggunakan kemahiran yang diperlukan dengan jayanya dan ia sesuai untuk jawatan berkenaan.
- Penutup Surat
Anda perlu nyatakan bahawa anda akan memberikan lebih maklumat jika diminta. Oleh itu, jangan lupa sertakan maklumat hubungan anda seperti e-mel dan nombor telefon.
- Tandatangan
Tamatkan surat dengan tandatangan anda, tulisan tangan, diikuti dengan nama yang anda taip. Namun, jika anda menghantar e-mel, sudah memadai dengan menyertakan nama dan maklumat hubungan anda.
Apa yang harus dielakkan ketika menulis surat sokongan?
- Menulis secara tidak rasmi dan profesional
- Memasukkan maklumat peribadi yang tidak berkaitan dengan permohonan
- Kesalahan ejaan
Perkara yang boleh dilakukan untuk mendapat surat sokongan
- Pilihlah seseorang yang cukup mengenali anda untuk menulis surat sokongan.
- Dapatkan surat sokongan daripada orang yang mempunyai pengetahuan mengenai pengalaman dan kelayakan kerja anda.
- Beritahu penulis surat mengapa anda memerlukan surat sokongan.
- Memberitahu pengalaman, kelayakan, dan kemahiran tertentu yang anda mahukan disertakan dalam surat tersebut.
- Minta izin untuk menyimpan salinan surat sekiranya anda perlu menggunakannya lagi pada masa akan datang.
Perkara yang perlu dielakkan ketika mendapatkan surat sokongan
- Jangan tunggu sehingga saat-saat terakhir. Dapatkan surat sokongan secepat mungkin.
- Jangan meminta seseorang memberikan maklumat palsu.
- Jangan sesekali memalsukan tandatangan.
- Jangan memilih seseorang untuk dijadikan rujukan kerana gelarannya. Pilih seseorang yang dapat mengesahkan secara langsung bagaimana pengalaman, kemahiran, dan kebolehan anda melayakkan anda untuk pekerjaan itu.
- Jangan teragak-agak untuk mendapatkan sebanyak mungkin surat rujukan. Hantarkan surat yang paling tepat menerangkan mengapa anda layak mendapat jawatan.
Konklusinya, surat sokongan bukanlah begitu sukar untuk dapatkannya. Cuma jangan lakukan last minute, kerana anda mungkin akan kelam kabut di kemudian hari.
Anda boleh google sahaja dan di situ ada pelbagai contoh surat sokongan yang anda boleh jadikan contoh.
Sumber
https://www.thebalancecareers.com/how-to-write-a-reference-letter-2064324
http://www.lbwcc.edu/content/uploads/lbwcc.edu/files/reference%20letters.pdf