Pertama kali ditugaskan untuk mencatat minit mesyuarat? Anda jangan risau ya, kini anda boleh membuat apa yang ditugaskan dengan mudah dan tepat.
Artikel pada kali akan berkongsikan mengenai minit mesyuarat daripada A sampailah ke Z beserta contoh-contoh yang anda boleh rujuk.
Teruskan membaca ya!
Apa itu minit mesyuarat?
Umum mengetahui, minit mesyuarat adalah satu bentuk rekod yang ditulis oleh pencatat minit yang biasanya menjawat jawatan sebagai setiausaha dalam sebuah organisasi.
Rekod bertulis ini merangkumi segala hal yang dibincangkan ketika mesyuarat sedang dijalankan untuk memastikan mesyuarat tersebut mempunyai tujuan yang jelas. Berikut ialah antara kepentingannya yang lain:
- Program dan projek yang dirancang dapat diselaraskan dan dijalankan dengan baik.
- Membolehkan tindakan dilakukan setelah post mortem dijalankan dengan adanya rekod bertulis mengenai tindakan yang perlu dilakukan.
- Rujukan semasa untuk semua pihak terutamanya yang tidak dapat hadir mesyuarat.
- Mesyuarat dapat dijalankan dengan efektif dan tidak sia-sia atau membuang masa membincangkan masalah yang sama pada setiap mesyuarat.
- Cadangan dan penambahbaikan sesuatu perkara disenaraikan dalam satu rekod yang sama. Hal ini akan memudahkan rujukan kelak.
Komponen Penting Dalam Minit Mesyuarat
Secara asasnya, berikut adalah antara komponen penting yang perlu dicatatkan:
- Aluan Pengerusi
- Pengesahan Minit Mesyuarat dan Pindaan
- Perkara-Perkara Berbangkit
- Pembentangan Kertas Kerja atau Mengemukakan Laporan
- Hal-Hal Lain
- Penangguhan
Format Asas (Terkini)
Anda boleh copy dan edit template yang disediakan di bawah untuk memudahkan anda kelak.
TAJUK : (Catatkan nama mesyuarat dan bilangan mesyuarat)
TARIKH :
TEMPAT :
MASA / HARI :
HADIR :
Nama ahli yang hadir di mesyuarat berkenaan mestilah disenaraikan dan dimulai dengan nama Pengerusi Mesyuarat. Nama-nama tersebut juga mestilah disusun mengikut kekananan.
Setiausaha dicatat di akhir susunan.
TURUT HADIR :
Nama-nama pegawai yang bukan ahli tetapi sebagai jemputan khas ke mesyuarat ataupun telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan mestilah disenaraikan. Nama-nama tersebut juga mestilah disusun mengikut kekananan.
TIDAK HADIR DENGAN MAAF :
Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.
URUSETIA :
Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia Mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.
PENDAHULUAN/ALUAN PENGERUSI:
Hal penting yang telah dibincangkan oleh Pengerusi Mesyuarat.
PENGESAHAN MINIT MESYUARAT:
Keputusan minit mesyuarat yang sebelumnya mestilah dicatatkan tidak kira samaada yang telah disahkan dengan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu ataupun disahkan tanpa pindaan. Jika ada pindaan, pindaan-pindaan berkenaan hendaklah dinyatakan.
PERKARA-PERKARA BERBANGKIT:
Perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatat. Muka surat dan perenggan juga perlu dicatat untuk memudahkan rujukan dibuat pada masa akan datang.
Sekiranya perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan susulan, individu/jabatan/dll yang bertanggungjawab untuk melaksanakan tindakan juga perlu dicatat.
Status tindakan perlu dilaporkan ketika agenda ini (perkara berbangkit) dibentangkan. Hal ini amat penting untuk memastikan keputusan-keputusan yang telah dibuat telah diambil tindakan.
PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA:
Sekiranya ada perbincangan kertas-keras kerja dalam mesyuarat tersebut, anda perlu rekod perkara-perkara seperti berikut:
- Tajuk kertas kerja
- Tujuan utama kertas kerja disediakan
- Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja
- Cadangan
- Implikasi Kewangan
- Tindakan oleh mesyuarat (mesyuarat diminta untuk mengambil maklum/melulus/mengesah/ memperakukan permohonan)
- Jabatan yang menyediakan kertas kerja
- Isu-isu yang dibangkitkan berkaitan dengan kertas kerja semasa perbincangan.
- Apa-apa keputusan yang dipersetujui bersama serta indakan lanjut yang akan dilakukan.
HAL-HAL LAIN
Perkara-perkara lain yang tidak termasuk di dalam agenda utama mesyuarat dilaksanakan tetapi dibincangkan di dalam mesyuarat.
PENUTUP
- Tarikh mesyuarat tamat atau ditangguhkan
- Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat
- Tarikh mesyuarat seterusnya sekiranya telah diputuskan
- Tandatangan Pengerusi
(minit ditandatangani pada tarikh selepas disahkan ataupun tarikh mesyuarat yang berikutnya)
Contoh Minit Mesyuarat
Berikut ialah contoh yang anda boleh jadikan sebagai rujukan.
Kesimpulan
Minit mesyuarat adalah salah satu elemen penting dalam sesuatu perbincangan. Minit mesyuarat yang dihasilkan dengan baik dan betul dapat membantu perbincangan berjalan dengan lancar dan disusuli tindakan yang berkesan. Pastikan anda mencatat segala maklumat dengan tepat ya!
Sekian.
Sumber:
https://ecentral.my/contoh-minit-mesyuarat
https://mypt3.com/format-contoh-minit-mesyuarat
Contoh Minit Mesyuarat